現場改善とオペレーション
取引先に伝えるだけで、作業が半分になります
相談してみる価値があります
以前、定期発注の話をしました。
今回は、その進め方です。
やることは、取引先に相談するだけ。
それだけで、毎週の作業がなくなります。
相談してみてください
言い方は、シンプルで構いません。
「毎週火曜に、これとこれを決まった量で持ってきていただけますか」
多くの業者さんは、応じてくださいます。
なぜなら、業者さんにとっても予定が立つからです。
準備しやすく、配送も組みやすい。
お互いにとって、良い形になります。
断られたとしても、失うものはありません。
決めておくべきこと
相談するときに、これらを決めてください。
品目と量
何を、どれだけ。ここが曖昧だと、あとでもめます。書面かメッセージで残してください。
曜日と時間
いつ届くのか。受け取れる時間帯も伝えておきます。
変更の期限
「前日の何時までなら変更可能」。繁忙期や連休前は量が変わるので、ここは必ず決めてください。
止めたいときの連絡方法
臨時休業や、長期休みのとき。連絡の仕方を決めておかないと、無駄が出ます。
それでも、確認は必要です
自動化しても、確認だけは残してください。
届いたものが、頼んだ通りか。
品質に問題はないか。
量は適正か。
任せきりにすると、ずれに気づけません。
週に一度、届いたときに確認する。
これだけで十分です。
そして、月に一度は量そのものを見直してください。
季節で使う量は変わります。
スタッフに、任せてもいいんです
ここが、この記事の要点かもしれません。
定期発注にすれば、発注作業は単純になります。
つまり、スタッフに任せやすくなります。
「決まった量を、決まった日に確認する」
これなら、経験が浅い方でもできます。
経営者は、月に一度チェックするだけ。
任せられる仕事が増えると、自分の時間ができます。
その時間を、考えることに使ってください。
任せるときの、注意点
最後に、任せ方の話を。
いきなり全部を任せないでください。
まず、一緒にやる。
次に、やってもらって確認する。
最後に、任せる。
この3段階を踏んでください。
そして、金額の上限だけは決めておく。
「これ以上は相談して」という線を引いておけば、安心して任せられます。
任せることと、放置することは違います。
💡 今月やってみるチェックポイント
- 定期発注にする品目を決めた
- 取引先に相談した
- 変更の期限を確認した
- 確認する日を決めた
- スタッフに任せる手順を考えた
発注は、毎回考えるものではありません。
一度決めて、あとは確認するだけにできます。
まずは、取引先に相談してみてくださいね。
